De belangrijkste bouwstenen van e-facturatie in België

Het Mercuriusportaal: het gecentraliseerd factuuruitwisselingssysteem

Het e-facturatiesysteem in België werkt met het Mercuriusportaal, een nationaal knooppunt voor het verwerken van elektronische facturen. Dit systeem fungeert als tussenschakel en beheert de stroom van financiële documenten tussen bedrijven en overheidsdiensten.

De functies van het Mercuriusportaal:

• Facturen verzenden: Makkelijk facturen correct verzenden naar ontvangers.
• Compatibiliteitsgarantie: Werkt met Peppol-standaarden om te garanderen dat de factuur voldoet aan de regels.
• Optie voor manueel opladen: Een alternatief voor bedrijven die hun facturatie niet automatiseren.
• Realtime statusupdates: Zo kunnen bedrijven de voortgang van de factuurverwerking opvolgen.
• Documentconversie: Vertaalt gestructureerde factuurdata naar leesbare formaten voor makkelijke toegang.

Peppol: de hoeksteen van interoperabele e-facturatie

Peppol (kort voor Pan-European Public Procurement On-Line) bepaalt de standaarden voor naadloze elektronische facturatie over verschillende platformen heen. Dit kader zorgt er zo voor dat de facturen voldoen aan de wettelijke vereisten en regels en dat handelspartners vlot kunnen communiceren met elkaar.

De kernfuncties van Peppol:

• Gestandaardiseerd formaat: Gebruikt de EN16931-standaard voor gestructureerde factuurdata.
• Gecertificeerde netwerktoegang: Verbindt bedrijven via goedgekeurde dienstverleners voor een beschermde documentuitwisseling.
• Veilig en compatibel: Garandeert de authenticiteit, coherentie en wettelijke geldigheid.
• Internationaal bereik: Maakt grensoverschrijdende facturatie makkelijker, waardoor Peppol ook buiten de EU kan worden gebruikt.

Het Belgisch Mercuriusportaal binnen het e-facturatiekader

Momenteel bestaat het Mercuriusportaal hoofdzakelijk voor transacties met overheidsdiensten. Vanaf 2026 kan je het systeem echter ook gebruiken voor facturatie tussen bedrijven om aan de nieuwe verplichtingen te voldoen.

Hoe werkt het portaal?

• Facturen indienen: Bedrijven maken wettelijk bepaalde facturen aan en verzenden ze via Mercurius of een Peppol-compatibel systeem.
• Verzenden: Het portaal verstuurt de facturen naar de juiste ontvangers.
• Verwerken en bevestigen: De ontvangers controleren, verwerken en beantwoorden facturen binnen het systeem.
• Archiveren en opvolgen: De facturen worden bewaard voor fiscale controles en gebruikers kunnen de verwerkingsstatus opvolgen.

Voordelen van het Mercuriusportaal:

• Vereenvoudigde interactie: Een gecentraliseerd systeem dat de facturatie voor bedrijven stroomlijnt.
• Toegankelijkheid: Handig voor zowel AI-gestuurde als traditionele facturatiemethodes.
• Beter overzicht: Statusupdates in realtime maken beperken late betalingen en onzekerheid.

Hoe Peppol e-facturatie ondersteunt in België

In België zorgt Peppol ervoor dat het e-facturatiesysteem efficiënt werkt, gestandaardiseerd is en voldoet aan de EU-regelgeving. De Federale Overheidsdienst Beleid & Ondersteuning (FOD BOSA) overziet de implementatie van Peppol en heeft een officieel register met bedrijven in het Peppol-netwerk aangelegd.

De rol van Peppol bij e-facturatie:

1. Consistente factuurstructuur: Een gestandaardiseerd digitaal formaat voor een gestroomlijnde factuurverwerking.
2. Gecertificeerde verbinding: Bedrijven krijgen toegang tot het netwerk via erkende dienstverleners.
3. Naadloze interoperabiliteit: Zo zijn de verschillende softwaresystemen gegarandeerd compatibel.
4. Veilige gegevensverwerking: Versleutelt factuurgegevens om de vertrouwelijkheid en accuraatheid te beschermen.
5. Integratie met Mercurius: Voor een vlotte interactie tussen bedrijven en Belgische overheidsdiensten.

Voordelen van het Peppol-kader van België

• Naleving van de regelgeving: Helpt bedrijven om te beantwoorden aan de Europese factuurstandaarden, wat het aantal fouten en verworpen facturen vermindert.
• Operationele efficiëntie: Automatiseert de gegevensuitwisseling voor een snellere verwerking en minder manuele invoerfouten.
• Schaalbaar: Ondersteunt elk bedrijf, hoe groot of klein ook, en maakt internationale transacties makkelijker.
• Bredere connectiviteit: Via de verbinding met een enkel Peppol-gecertificeerd toegangspunt kunnen bedrijven transacties uitvoeren met elke deelnemer binnen het netwerk.
• Werkt grensoverschrijdend: Bedrijven kunnen facturen uitwisselen met internationale rechtspersonen, steeds volgens de toepasselijke wet- en regelgeving.

Stappen om Peppol en Mercurius te implementeren in België

• Evalueer je bestaande facturatiesoftware: Bekijk of je huidige systeem Peppol ondersteunt en met Mercurius integreert.
• Registreer je op Peppol: Vraag een unieke identificatiecode aan via een erkende dienstverlener.
• Integreer met Mercurius: Verbind je boekhoudsoftware met Mercurius of gebruik de rechtstreekse invoer van het platform.
• Zorg dat je in orde bent: Controleer of je facturen conform de EN16931-standaard zijn.
• Leid je medewerkers op: Leer je personeel hoe het de nieuwe facturatiesystemen zo efficiënt mogelijk gebruikt.

Het Mercuriusportaal en Peppol in België

De overstap naar verplichte e-facturatie in België is een belangrijke stap richting een digitale omslag. Bovendien wordt hiermee de belastingwetgeving nageleefd en verbeteren we de efficiëntie en transparantie van financiële transacties. Het Mercuriusportaal en Peppol vormen de basis voor dit systeem. Ze bieden bedrijven de nodige structuur en richtlijnen voor een vlot facturatieproces.

Comarch heeft een eigen e-facturatiesysteem en is een erkend Peppol-toegangspunt. We voldoen perfect aan de regelgeving in meer dan 60 landen. Zo kan jij zonder kopzorgen wereldwijd transacties uitvoeren.

Wil je meer info over e-facturatie in België of elders? Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek hoe Comarch e-Invoicing je kan helpen om je facturatieprocessen te stroomlijnen.