Regionale strategieën voor verplichte e-facturatie: praktijkvoorbeelden uit Europa en daarbuiten

Overal ter wereld zet men eensgezind in op e-facturatie, maar het pad naar dat doel verschilt sterk van land tot land. Hoewel kaders zoals ViDA van de EU een gedeeld einddoel voorspiegelen, speelt de actie zich voornamelijk af op nationaal niveau. Daar bepalen de wettelijke structuren, technische gereedheid en beleidsprioriteiten hoe de verplichting vorm krijgt. In een recent webinar van Comarch en PwC verkenden we hoe landen de vertaalslag maken van regelgevende ambitie naar concrete richtlijnen. Dit artikel schotelt je een aantal praktijkvoorbeelden voor die tonen wat wel en niet werkt en waarom de sleutel meer dan ooit in de uitvoering ligt.

Van internationale doelen naar lokale uitvoering

E-facturatie is een wereldwijde trend, maar geen enkel land pakt de implementatie op dezelfde manier aan. Van klaringsmodellen tot Peppol-netwerken, elk land heeft een eigen pad uitgestippeld op basis van lokale beperkingen en strategische keuzes. Deze praktijkvoorbeelden duiken in de verschillende benaderingen en vormen een unieke les in strategie, structuur en uitvoering.

België: gefaseerde verplichting met Peppol als hoeksteen

Met Peppol als standaardinfrastructuur kiest België voor een gestructureerde aanpak bij verplichte e-facturatie tussen bedrijven. De nationale verplichting gaat in januari 2026 van kracht en geldt voor bijna alle btw-plichtige bedrijven in België, zowel groot als klein. De meeste binnenlandse transacties tussen in België gevestigde entiteiten vallen binnen het toepassingsgebied. Er bestaan een beperkt aantal uitzonderingen zoals medische diensten en verzekeringen op grond van artikel 44 van het Belgisch btw-wetboek.

Aanpak

Facturen moeten worden uitgewisseld in gestructureerd formaat met het vierhoekenmodel van Peppol volgens de Europese norm EN 16931. Een opt-out is enkel toegestaan als beide partijen hiermee instemmen en het formaat voldoet aan de vereisten.

Tijdens een tweede fase, normaal vanaf 2028, doet reporting in realtime zijn intrede. In zo'n vijfhoekenmodel extraheren de toegangspunten factuurgegevens en versturen ze die rechtstreeks naar de overheidsdiensten voor een striktere btw-controle, zonder daarbij de processen tussen bedrijven te verstoren. Deze fase wordt nu al getest en de implementatie van het CTC-model via Peppol staat op de agenda voor eind 2025.

Uitdaging

Het grootste risico? Een ongelijke invoering. Leveranciers zijn misschien helemaal klaar voor Peppol, maar onvoorbereide kopers kunnen hen dwingen tot dubbele processen: gestructureerde e-facturatie voor sommige klanten en pdf's als noodoplossing voor de andere groep. De overheid raadt bedrijven aan om die uitzonderingen duidelijk te documenteren om conform te blijven tijdens de overgangsperiode.

Frankrijk: van een hybride model naar het vijfhoekenmodel

Frankrijk implementeert een van de meest complexe e-facturatiesystemen in Europa. Er komt een nationale verplichting tot e-facturatie voor B2B naast vereiste e-reporting voor B2C en grensoverschrijdende transacties. Vanaf september 2026 moeten grote en middelgrote ondernemingen verplicht e-facturen uitgeven. De kleine en microbedrijven volgen dan in 2027. Een wetsvoorstel kan beide deadlines nog met een jaar uitstellen, maar er blijft onduidelijkheid heersen over langer uitstel.

Aanpak

Frankrijk stapt over van een hybride Y-model naar een vijfhoekenstructuur, waarbij alle facturen via gecertificeerde dienstverleners (PDP's) moeten. Het nationaal platform (PPF) fungeert louter als een adresboek en hub voor e-reporting. Je kan er dus niet langer rechtstreeks facturen mee uitwisselen. Naast gestructureerde e-facturatie maakt de hervorming het ook verplicht om in realtime te rapporteren over B2C- en internationale transactiegegevens met statusupdates en opvolging van betalingen.

Uitdaging

Het brede toepassingsgebied en de dubbele verplichting creëren een zware nalevingslast. E-facturatie en e-reporting integreren voor alle transactietypes is een heuse kluif, zeker voor kleinere bedrijven die zowel de technische kant van de zaak als de PDP-coördinatie moeten regelen.

Polen: gecentraliseerde afhandeling, maar complex in de praktijk

Net als in Frankrijk wordt de implementatie van de e-facturatiehervorming in Polen als ongelofelijk ingewikkeld beschouwd. Waar Frankrijk terugvalt op een gedecentraliseerd vijfhoekenmodel met gecertificeerde platformen, kiest Polen voor een gecentraliseerd afhandelingssysteem (KSeF) dat rechtstreeks door de overheid wordt beheerd. De verplichting voor B2B zal ingaan in februari 2026 en geldt voor de meeste binnenlandse transacties. Het Poolse concept lijkt sterk op dat van het Italiaanse SDI, maar op technisch en wettelijk vlak is het een pak complexer.

Aanpak

Facturen moeten via het overheidsplatform KSeF verstuurd worden. Polen gebruikt zijn eigen gestructureerd formaat dat losstaat van de norm EN 16931. Het blijft onduidelijk of de uitrol in golven zal gebeuren of als een big bang voor alle bedrijven. Een tijdelijke offline modus kan worden toegestaan tot 2026, voor een factuurrapportage zonder live API-verzending.

Uitdaging

De technische implementatie vormt het voornaamste struikelblok. De API van KSeF en het veranderende wettelijk kader zijn uiterst complex. Na de openbare raadpleging worden nog meer veranderingen verwacht. De bedrijven worden geconfronteerd met hoge integratie-eisen. De onzekerheid rond de definitieve specificaties en mogelijke wetswijzigingen medio 2025 maken het nog pittiger.

Baltische staten: formaatgestuurde hervorming, maar onzekere overdracht

De Baltische landen opteren voor een graduele en formaatgestuurde aanpak voor e-facturatie. Ze willen in de eerste plaats voldoen aan de Europese norm EN 16931 en bepalen geen gecentraliseerde verzendinfrastructuur. De verplichtingen komen eraan, maar de details zijn nog in de maak. Elk land vordert in zijn eigen tempo.

Aanpak

In Estland staat er een nationale verplichting op het programma voor 2027, maar vanaf midden 2024 hebben geregistreerde factuurontvangers het recht om gestructureerde e-facturen te vragen. Deze instapfase is bedoeld om de invoering te vergemakkelijken, hoewel men pas een algemene overstap verwacht dichter bij de harde deadline.

Letland mikt op 2026 voor verplichte e-facturatie voor B2B, samen met een verplichting tot e-reporting. De technische specificaties zijn echter nog niet gepubliceerd, dus voor dienstverleners en belastingbetalers blijft het afwachten. In beide landen zijn de verzendingskanalen nog niet bepaald. Bedrijven kunnen gebruik maken van nationale registers om hun ontvangstvoorkeuren aan te geven, maar er is geen verplicht platform of routingnorm.

Uitdaging

De onzekerheid rond de verzending vormt het grootste risico. Zonder opgelegd afleverkanaal kunnen de bedrijven te maken krijgen met versnippering en coördinatieproblemen, vooral als de gegevens uit het register onvolledig zijn of niet consequent worden gebruikt. Open modellen mogen dan wel flexibel zijn, ze kunnen de overstap vertragen en de integratie bemoeilijken, vooral voor kleinere firma's zonder stevige IT-basis.

Verenigde Arabische Emiraten: pionier van het Peppol-vijfhoekenmodel

De Verenigde Arabische Emiraten zetten snel stappen richting een verplicht e-facturatiesysteem voor B2B en worden het eerste land dat een Peppol-vijfhoekenmodel invoert. Hoewel de wetgeving nog steeds in behandeling is, wordt ze weldra verwacht. Er worden geen vertragingen voorzien. De verplichting maakt deel uit van een bredere digitale hervorming en kan eventueel ook worden uitgebreid naar B2C-transacties.

Aanpak

Het model van de Verenigde Arabische Emiraten lijkt sterk op de Belgische langetermijnvisie, maar evolueert sneller. In de vijfhoekenstructuur zullen Peppol-toegangspunten niet enkel instaan voor de uitwisseling van facturen tussen bedrijven, maar ook voor de reporting van factuurgegevens aan de belastingdienst. De Verenigde Arabische Emiraten leggen een strikt accreditatieproces op om het vertrouwen in deze rol te waarborgen. Enkel dienstverleners die voldoen aan specifieke criteria (bv. minimale marktaanwezigheid en ISCO-certificaten) komen in aanmerking. In tegenstelling tot België zullen de Verenigde Arabische Staten hun eigen lokaal PINT-formaat voor alle facturen opleggen.

Uitdaging

De voornaamste uitdaging? Het strikte accreditatieproces. Dienstverleners die al actief zijn in andere landen komen misschien niet automatisch in aanmerking, wat de grensoverschrijdende compatibiliteit beperkt en het aantal beschikbare toegangspunten kan begrenzen. In combinatie met het versnelde tijdspad creëert dit heel wat druk voor zowel de bedrijven als de dienstverleners om snel te schakelen.

Maleisië: tijdige uitrol met nadruk op reporting

Maleisië lanceerde met succes een verplicht e-facturatiesysteem in augustus 2024 na twee maanden uitstel. Eerst heerste er wat ongerustheid over ontbrekende technische documentatie, maar het systeem ging live en wordt toch beschouwd als een zeldzaam voorbeeld van tijdige uitvoering in de regio. De uitrol begon bij de grote belastingbetalers en de vervolgfases zullen normaal dezelfde structuur volgen.

Aanpak

In het Maleisisch model moet je eerst rapporteren. Bedrijven moeten er gestructureerde factuurgegevens indienen op een overheidsplatform, maar kunnen het platform niet gebruiken om de factuur ook te verzenden. Tijdens de eerste uitrol mochten grote belastingbetalers geconsolideerde facturen uitgeven om de overstap makkelijker te maken. Die aanpak wordt ook voor de volgende golven verwacht. Hoewel Peppol werd vermeld in de documentatie en er een accreditatieproces voor bestaat, bleef de toepassing ervan beperkt, mogelijk door verschillen tussen het Peppol-formaat en de vereiste rapportagestructuur in Maleisië.

Uitdaging

De grootste uitdaging lag in de kloof tussen de verwachtingen rond de verzending en de realiteit voor de rapportage. Hoewel het de bedoeling was dat Peppol de factuuruitwisseling zou ondersteunen, kozen de meeste bedrijven voor de traditionele verzendingskanalen en richtten ze zich alleen op de naleving van de rapportageverplichting. Eerst kon je met het platform ook facturen ontvangen, maar de overheid heeft die mogelijkheid al snel ingeperkt en verduidelijkt dat het platform enkel bedoeld is voor rapportage en niet misbruikt mag worden.

Singapore: gecontroleerde uitrol via InvoiceNow

Singapore implementeert InvoiceNow, een Peppol-gebaseerd e-facturatiekader dat is ontwikkeld door de Inland Revenue Authority (IRAS) en de InfoComm Media Development Authority (IMDA). De uitrol verloopt bewust gefaseerd en start met vrijwillige deelname. Zo wordt de overstap gestimuleerd voor de verplichting er komt. De tijdslijn voor alle btw-geregistreerde bedrijven is nog niet uitgestippeld.

Aanpak

InvoiceNow maakt gebruik van het Peppol-netwerk voor een gestructureerde factuuruitwisseling en realtime gegevensoverdracht naar IRAS. De uitrol verloopt in fases:

• Mei 2025: De eerste gebruikers kunnen vrijwillig instappen.
• November 2025: Aansluiting van net opgerichte bedrijven die een btw-registratie aanvragen.
• April 2026: Alle andere vrijwillig geregistreerde btw-bedrijven vallen onder de verplichting.

Transacties in het toepassingsgebied omvatten goederen en aankopen met een voorbelasting aan standaard- of nultarief, terwijl verleggingskosten en fictieve leveringen zijn uitgesloten.

Uitdaging

Hoewel de uitrol goed gestructureerd is, moeten ondernemingen hun transactiebereik in detail beoordelen en ervoor zorgen dat hun data accuraat zijn voor de integratie. Aangezien de toegangspunten rechtstreeks aan IRAS rapporteren, kan elk dataprobleem een impact hebben op de naleving. Bovendien ontbreekt er een duidelijke deadline voor de volledige uitrol, waardoor de langetermijnplanning een vraagteken blijft.

E-facturatie in actie: wat de uitrolvoorbeelden ons leren

Hoewel elke verplichting anders ineenzit, ontwaren we wel de eerste patronen die nuttige inzichten bieden in de praktische implementatie van e-facturatie op het terrein en vooral in wat daarbij het meest telt:

• Gestructureerde formaten zijn onontbeerlijk: Of een land nu met Peppol of een nationaal systeem werkt, machineleesbare data vormen de basis voor elk systeem.
• Toegangspunten worden nalevingsactoren: In landen zoals België, Frankrijk en de Verenigde Arabische Emiraten zijn de dienstverleners meer dan een doorgeefluik. Ze zijn ook verantwoordelijk voor de reporting, veiligheid en systeemintegriteit.
• Duidelijkheid over het toepassingsgebied is telkens opnieuw een blinde vlek: Het is kritiek om te begrijpen wat wel en niet onder de verplichting valt. Toch wordt dit aspect vaak over het hoofd gezien bij de vroege invoering.
• De uitrolpaden zijn veranderlijk, maar intern ben je voorbereid of niet: Landen kunnen de deadlines bijsturen, maar een succesvolle implementatie staat of valt met schone data en een tijdige voorbereiding op de integratie.
• Naleving zwengelt de modernisatie aan: Voor veel bedrijven gaat e-facturatie zowel om gestroomlijnde processen als om de wettelijke vereisten.

Lokale strategie, internationale inzet

Zoals deze praktijkvoorbeelden aantonen, bestaat er geen universele aanpak voor verplichte e-facturatie. Elk land stemt het kader af op zijn eigen wettelijke, technische en politieke context, soms indrukwekkend snel, soms eerder voorzichtig en gefaseerd.

De uitgestippelde koers blijft echter ongewijzigd: richting gestructureerde data, realtime reporting en overheidsgecontroleerde naleving. Het kader verschilt soms, maar de doelen zijn gedeeld. Uiteindelijk hangt succes niet enkel af van een regelgevende visie, maar ook van de uitvoering ervan. De komende jaren zullen uitwijzen welke strategieën ook lang meegaan.