Principaux composants de la facturation électronique en Belgique
Plateforme Mercurius : Le système centralisé d’échange de factures
Le système de facturation électronique belge s’appuie sur la plateforme Mercurius, une plateforme nationale de traitement des factures électroniques. Ce système sert d’intermédiaire et gère le flux de documents financiers entre les entreprises et les administrations publiques.
Fonctionnalités de la plateforme Mercurius :
• Transmission des factures : Facilite la livraison correcte des factures aux destinataires.
• Assurance de compatibilité : Fonctionne en conjonction avec les normes PEPPOL pour garantir la conformité réglementaire.
• Option de téléchargement manuel : Offre une alternative aux entreprises qui n’automatisent pas leur facturation.
• Mises à jour de statut en temps réel : Permet aux entreprises de suivre l’avancement du traitement des factures.
• Conversion de documents : Convertit les données structurées des factures en formats lisibles pour un accès simplifié.
PEPPOL : L’épine dorsale de la facturation électronique interopérable
Le cadre PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) définit les normes qui permettent une facturation électronique fluide sur différentes plateformes. Cela garantit la conformité des factures aux exigences légales et réglementaires, tout en facilitant la communication entre les partenaires commerciaux.
Principales fonctionnalités de PEPPOL :
• Formatage standardisé : Utilise la norme EN16931 pour les données de facturation structurées.
• Accès réseau certifié : Connecte les entreprises via des prestataires de services agréés, protégeant ainsi les échanges de documents.
• Sécurité et conformité : Garantit l’authenticité, la cohérence et la légalité.
• Portée internationale : Facilite la facturation transfrontalière et étend son utilisation au-delà de l’UE.
La plateforme belge Mercurius dans le cadre de la facturation électronique
Actuellement, la plateforme Mercurius gère principalement les factures des transactions avec les entités gouvernementales. Cependant, à partir de 2026, le système pourra être utilisé pour la facturation interentreprises afin de répondre aux nouvelles obligations réglementaires.
Fonctionnement de la plateforme :
1. Soumission des factures : Les entreprises créent des factures conformes à la loi et les envoient via Mercurius ou un système compatible PEPPOL.
2. Acheminement des factures : La plateforme transmet les factures aux destinataires appropriés.
3. Traitement et accusé de réception : Les destinataires examinent, traitent et répondent aux factures dans le système.
4. Archivage et suivi : Les factures sont conservées à des fins d'audit et les utilisateurs peuvent suivre l'état d'avancement du traitement.
Avantages de la plateforme Mercurius :
• Interaction simplifiée : Un système centralisé qui simplifie la facturation pour les entreprises.
• Accessibilité : Utilitaire pour les méthodes de facturation traditionnelles et basées sur l'IA.
• Visibilité accrue : Les mises à jour de statut en temps réel réduisent les retards et l'incertitude.
Comment PEPPOL facilite la facturation électronique en Belgique
En Belgique, PEPPOL garantit l'efficacité, la standardisation et la conformité du système de facturation électronique du pays avec la réglementation européenne. Le Service public fédéral belge Stratégie et Appui (BOSA) supervise la mise en œuvre de PEPPOL et tient à jour un registre officiel des entreprises utilisant le réseau.
Contribution de PEPPOL à la facturation électronique :
• Structure de facture cohérente : Utilise un format numérique standardisé pour simplifier le traitement des factures.
• Connectivité certifiée : Les entreprises accèdent au réseau via des fournisseurs de services agréés.
• Interopérabilité transparente : Assure la compatibilité entre différents systèmes logiciels.
• Traitement sécurisé des données : Chiffrement des données de facturation pour préserver la confidentialité et l’exactitude.
• Intégration avec Mercurius : Facilite les interactions entre les entreprises et les administrations publiques en Belgique.
Avantages du cadre PEPPOL belge
• Conformité réglementaire : Aide les entreprises à se conformer aux normes de facturation européennes, réduisant ainsi les erreurs et les factures rejetées.
• Efficacité opérationnelle : Automatise les échanges de données, réduisant les délais de traitement et minimisant les erreurs de saisie manuelle.
• Évolutivité : Prend en charge toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, et facilite les transactions internationales.
• Connectivité étendue : En se connectant à un point d’accès unique certifié PEPPOL, les entreprises peuvent effectuer des transactions avec tous les participants du réseau.
• Fonctionnalité transfrontalière : Permet aux entreprises d’échanger des factures avec des entités internationales tout en garantissant le respect des lois et réglementations en vigueur.
Étapes de mise en œuvre de PEPPOL et Mercurius en Belgique
1. Évaluer le logiciel de facturation existant : vérifier si le système actuel prend en charge PEPPOL et s’intègre à Mercurius.
2. S’inscrire à PEPPOL : obtenir un identifiant unique auprès d’un prestataire de services agréé.
3. Intégrer à Mercurius : connecter votre logiciel de comptabilité à Mercurius ou utiliser la fonction de saisie directe de la plateforme.
4. Garantir la conformité : valider la conformité des factures à la norme EN16931.
5. Formation des employés : former le personnel à l’utilisation des nouveaux systèmes de facturation pour optimiser l’efficacité.
Plateforme Mercurius et PEPPOL en Belgique
Le passage à la facturation électronique obligatoire en Belgique constitue une étape importante vers la transformation numérique, garantissant le respect de la législation fiscale, l'efficacité et la transparence des transactions financières. La plateforme Mercurius et PEPPOL constituent la base de ce système, offrant aux entreprises la structure et les directives nécessaires à des processus de facturation fluides.
Comarch propose un système de facturation électronique et est un point d'accès PEPPOL agréé. Nous sommes entièrement conformes aux réglementations de plus de 60 pays, garantissant ainsi des transactions internationales sans accroc.
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