Tout ce que vous devez savoir sur la facturation électronique et la réglementation en Belgique

La facturation électronique est devenue un élément essentiel des opérations commerciales, garantissant efficacité, précision et conformité aux lois fiscales locales.

En tant que leader de la numérisation au sein de l'UE, la Belgique met l'accent sur les compétences numériques, la connectivité et les services publics, préparant le terrain pour de nouvelles avancées dans les processus financiers numériques. Dans le cadre de ces efforts et des initiatives plus larges de l'Union européenne, la Belgique se dirige vers la facturation électronique obligatoire pour les transactions interentreprises (B2B), visant à rationaliser les processus financiers, réduire l'écart de TVA et lutter contre la fraude fiscale.

Ce guide décrit les complexités de la conformité à la facturation électronique en Belgique et fournit des informations sur les solutions Comarch, qui aident les entreprises à rester conformes.

Comprendre la conformité à la facturation électronique en Belgique

La facturation électronique (e-facturation) désigne l'utilisation de méthodes électroniques pour générer, transmettre et stocker des factures.

Portée par l'initiative de la Commission européenne visant à standardiser la facturation au sein des États membres, la Belgique a déjà introduit la facturation électronique pour les transactions entre entreprises et administrations publiques (B2G) et s'oriente désormais vers la facturation électronique et le reporting électronique obligatoires pour le secteur des transactions interentreprises (B2B), s'inscrivant dans la poussée plus large vers la transformation numérique de la conformité fiscale.

Pour les entreprises opérant dans cette région, se tenir à jour avec les réglementations locales sur la facturation électronique n'est pas seulement conseillé, mais essentiel pour maintenir la conformité et rester compétitif dans un marché en évolution.

La facturation électronique en Belgique : état actuel et évolutions futures

Bien que les dates de mise en œuvre spécifiques puissent encore changer en raison des négociations politiques en cours et des discussions sur des réformes fiscales plus larges, le plan de déploiement actuel comprend :

Facturation électronique B2G

Depuis 2019, toutes les autorités publiques belges sont tenues d'accepter les factures électroniques. Cette obligation est entièrement mise en œuvre, les fournisseurs devant émettre des e-factures pour les contrats publics, notamment ceux supérieurs à 3 000 €.

Facturation électronique B2B

Le gouvernement belge a confirmé qu'après un report, la facturation électronique obligatoire B2B commencera le 1er janvier 2026. Cette obligation concernera la plupart des transactions entre entreprises belges assujetties à la TVA, à l'exception des fournitures destinées aux particuliers pour un usage privé (transactions B2C).

Entités non établies

À partir de mars 2025, les entités non établies enregistrées à des fins de TVA en Belgique seront exclues de l'obligation de facturation électronique B2B. Toutefois, elles pourraient être soumises aux obligations de reporting électronique à partir de 2028.

Reporting électronique obligatoire

De plus, dans le cadre de la réforme fiscale complète de la Belgique, le gouvernement prépare l’introduction du reporting électronique obligatoire, qui sera mis en œuvre par étapes :

• Janvier 2026 — Les exigences de reporting électronique s'appliqueront à la plupart des contribuables belges.
  
  • Le Service Public Fédéral Finances (SPF) a publié une liste des logiciels comptables enregistrés pour la facturation électronique, qui deviendra obligatoire pour presque toutes les transactions internes entre entreprises belges assujetties à la TVA (B2B).
• 2028 — Les entités restantes seront tenues de se conformer aux obligations de reporting électronique.

Se préparer à la facturation électronique B2B

Bien que la facturation électronique B2B obligatoire ne prenne effet qu’en 2026, les entreprises doivent commencer à se préparer dès maintenant. Le gouvernement belge encourage les entreprises à adopter volontairement la facturation électronique structurée avant qu’elle ne devienne une obligation.

Les essentiels de la conformité :

En restant informées et proactives, les entreprises peuvent transformer les défis réglementaires en opportunités pour améliorer leur efficacité opérationnelle et leur croissance. Pour faciliter cette transition, les entreprises doivent :

• Adopter les normes obligatoires
  La facturation électronique B2B utilisera le format PEPPOL BIS 3.0 pour les factures électroniques structurées, garantissant la conformité avec les réglementations nationales et européennes (norme européenne EN 16931).
• Mettre à niveau les systèmes de facturation
  Les entreprises doivent mettre en œuvre ou intégrer des logiciels de facturation électronique conformes aux exigences légales à venir.
• Collaborer avec les partenaires et fournisseurs
  Les entreprises doivent s'assurer que leurs partenaires commerciaux sont également prêts à adopter la facturation électronique structurée pour éviter toute interruption dans les transactions.
• Comprendre la portée
  Identifiez si votre entreprise est concernée par l'obligation de facturation électronique pour les transactions B2B. Les entreprises établies en Belgique doivent se préparer à la conformité, tandis que les transactions B2C restent exclues des exigences actuelles.
• Préparer pour éviter les pénalités
  Évitez les amendes en mettant en œuvre des solutions de facturation électronique dès maintenant. Le non-respect des règles peut entraîner des sanctions financières, ce qui rend une adaptation rapide cruciale pour les entreprises opérant en Belgique ou dans la région Benelux.

Comment Comarch peut aider à garantir la conformité ?

Comarch propose un système de facturation électronique qui est conforme aux réglementations évolutives de la Belgique.

Avantages des solutions de facturation électronique de Comarch :

• Intégration transparente
  La plateforme de facturation électronique Comarch intègre de manière complète les données internes et externes entre une large gamme de parties prenantes, y compris les fournisseurs, clients, prestataires logistiques, prestataires de services, et autres.
• Conformité légale
  La plateforme garantit une conformité totale avec les dernières réglementations d'échange de données et les normes de transfert de données de pointe. Conçue pour être adaptable, elle reste à jour avec les exigences évolutives, offrant ainsi une approche rationalisée et fiable pour gérer les opérations de facturation quotidiennes dans plusieurs pays.
• Facturation électronique B2G et B2B
  Le système de facturation électronique Comarch assure l'intégration avec les plateformes gouvernementales locales, une adhésion à OpenPEPPOL et, en tant que fournisseur certifié de point d'accès PEPPOL, aide les entreprises à se connecter de manière transparente, garantissant un échange sécurisé et conforme des documents avec les unités administratives publiques et les entreprises sur le réseau PEPPOL.
• Facturation électronique internationale
  Les solutions de Comarch offrent un point de service multilingue et sont entièrement conformes aux réglementations dans plus de 60 pays (y compris la Belgique, les Pays-Bas et le Luxembourg), garantissant des transactions mondiales sans tracas.
• Sécurité des données
  La plateforme de Comarch assure la validation du contenu, le formatage correct des factures, le transfert sécurisé des données et le suivi en temps réel de l'état des factures.
• Efficacité opérationnelle
  Les mécanismes de validation automatisée garantissent l'exactitude des données, réduisant ainsi les erreurs, les coûts et l'intervention manuelle.

Conclusion

Le passage de la Belgique à la facturation électronique obligatoire représente un pas important dans la lutte contre la fraude à la TVA et la simplification de la conformité fiscale. Par conséquent, les entreprises de la région Benelux devraient agir dès maintenant pour s'aligner sur ces changements et tirer parti de solutions comme celles de Comarch afin de garantir une conformité sans faille. Avec des plateformes telles que le système de facturation électronique Comarch, les entreprises peuvent s'assurer qu'elles respectent toutes les exigences légales tout en bénéficiant de l'efficacité et des économies de coûts que la facturation électronique offre.